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Datenschutzerklärung für Geschäftskunden und Lieferanten

Informationen zum Umgang mit Ihren Daten


Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Mitarbeiter durch uns und Ihre Rechte aus der Daten-schutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 – „DSGVO“) sowie dem Bundesda-tenschutzgesetz („BDSG“) geben.

Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten von Personen, mit denen wir Vertrags- oder Geschäftsbeziehungen eingehen, sowie von Organen, Geschäftsführern, Key Account Managern oder andere Mitarbeitern unserer Vertrags- oder Geschäftspartner, die wir im Rahmen von bestehenden oder sich anbahnenden Vertrags- und Geschäftsbeziehun-gen verarbeiten. Hierzu gehören u.a. bestehende oder potentielle Zulieferer, Dienstleister, Kunden oder Berater sowie bestehende oder potentielle Kooperationspartner oder ander-weitige Partnerunternehmen.

Stand: Mai 2021

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Für die in dieser Datenschutzerklärung dargestellten Datenverarbeitungen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die jeweilige Gesellschaft der Unternehmensgruppe, deren Vertragspartner Sie sind.

Die jeweilige Kontaktdaten der Gesellschaften entnehmen Sie dem Impressum. Die Hauptniederlassung im Sinne der DSGVO:

SanData EDV-Systemhaus GmbH
Emmericher Straße 17
90411 Nürnberg
Telefon: +49 (911) 95 23 -0
E-Mail:

Unsere Datenschutzbeauftragten, insbesondere der Hauptniederlassung, erreichen Sie unter:

2. Quellen und Arten personenbezogener Daten

Wir verarbeiten in erster Linie solche personenbezogenen Daten, die uns die betroffenen Personen im Rahmen von Vertrags- und Geschäftsbeziehungen selbst zur Verfügung stellen oder die wir von den jeweiligen Vertrags- und Geschäftspartnern erhalten (z.B. von Ihren Kollegen, mit denen wir bereits in Kontakt stehen), etwa im Rahmen der Bearbeitung einer Anfrage oder eines Auftrags. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Handelsregister, Presse, Internet) erheben oder von Dritten (z.B. Kreditauskunfteien, Geschäftspartner) erhalten. Auf eine Erhebung von personenbezogenen Daten aus Drittquellen werden wir gesondert hinweisen.

Relevante personenbezogene Daten sind insbesondere Personalien (wie z.B. Name, Vorname, Anschrift, Bankverbindung, Rechnungsanschrift, Steuernummer/USt-Id.) und andere Kontaktdaten (wie z.B. Telefonnummer, E-Mailadresse). Darüber hinaus können dies auch Vertrags- oder Auftragsdaten (z.B. Umsatzdaten, Volumen, Planmengen), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Bonitätsdaten), Daten zu Ihrer Person (z.B. Geschäftsinteressen, Beruf, Branche, Position, Aufgaben und Befugnisse) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

Der Umfang der zu einer Person verarbeiteten Daten variiert dabei je nachdem, in welcher Funktion die Person uns gegenüber auftritt, etwa welche Position sie bei dem jeweiligen Geschäftspartner bekleidet.

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

3.1 In Einzelfällen verarbeiten wir Daten, weil Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), etwa in den Erhalt von Werbung per elektronischer Post und/oder Telefon;

3.2 Die Datenverarbeitung erfolgt zur Durchführung von mit Ihnen oder Ihrem Beschäftigungsunternehmen abgeschlossenen Verträgen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); hierzu gehören insbesondere:

  • Kauf- und Lieferverträge (z.B. Bearbeitung von An- und Verkaufsanfragen, Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Unterzeichnung von Vertragsdokumenten, Durchführung von An- und Verkäufen, Abrechnung und Abwicklung von Kaufpreiszahlungen;
  • Dienstleistungs- und Werkverträge sowie anderweitige Auftragsverhältnisse (z.B. Bearbeitung und Sichtung von entsprechenden Angeboten und Anfragen; Authentifizierung von Vertragspartnern, Vorbereitung und Unterzeichnung von Vertragsdokumenten, Abwicklung von Zahlungen; Versendung von Informationsschreiben);

3.3 Weitere Datenverarbeitungen erfolgen aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): beispielsweise zur Erfüllung steuerrechtlicher und anderer gesetzlicher Kontroll- und Meldepflichten, sowie der Prüfung durch Steuer- oder andere Behörden und zur Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen;

3.4 Außerdem verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); namentlich zu folgenden Zwecken:

  • optimale Kontaktbetreuung/-beziehung, auch bezüglich der Mitarbeiter unserer Geschäftspartner;
  • Optimierung unserer Geschäftsprozesse, wie z.B. durch Führen einer Lieferanten- oder Interessenten-Datenbank, auch im Rahmen eines „Customer Relationship Managements“;
  • Zentralisierung bzw. Auslagerung von Unternehmensfunktionen;
  • Minderung von Ausfallrisiken in unseren Geschäftsprozessen durch Konsultation von Auskunfteien (wie z.B. Creditreform, Bürgel) sowie Ermittlung von Scorewerten (Profiling), die uns dabei unterstützen, die Wahrscheinlichkeit auf Grundlage eines anerkannten mathematisch-statistischen Verfahrens zu bewerten, inwiefern Vertragspartner ihren Zahlungsverpflichtungen vertragsgemäß nachkommen werden;
  • Geltendmachung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche;
  • Marktforschungszwecke.

4. Empfänger personenbezogener Daten

Unter Umständen erfolgt (über die bereits zuvor genannten Fälle hinaus) eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken; im Einzelnen:

4.1 Wenn es zur Aufklärung oder Verfolgung rechtswidriger bzw. missbräuchlicher Vorfälle erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an unsere rechtlichen Berater, die Strafverfolgungsbehörden sowie gegebenenfalls an geschädigte Dritte weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges bzw. missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch dann stattfinden, wenn dies der Durchsetzung von vertraglichen Regelungen zwischen uns und unseren Vertrags- und Geschäftspartnern dient.

4.2 Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind vor allem Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Finanzbehörden.

4.3 Sofern es für Bearbeitung Ihrer Anfrage oder den Abschluss bzw. die Durchführung eines Vertrags- oder Geschäftsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, sowie im Falle zentralisierter bzw. ausgelagerter Unternehmensfunktionen können Ihre Daten für die Erfüllung der obengenannten Zwecke an mit uns verbundene Unternehmen weitergegeben werden.

4.4 Gelegentlich sind wir für die Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke bzw. zur Erbringung unserer Leistungen auf unter Umständen außerhalb der EU bzw. des EWR ansässige, vertraglich verbundene Fremdunternehmen oder anderweitige Kooperationspartner sowie externe Dienstleister angewiesen, beispielsweise Makler, Logistikunternehmen, IT-Dienstleister, Wirtschaftsberater und Finanzinstitute. In solchen Fällen werden Informationen an diese Unternehmen bzw. Einzelpersonen weitergegeben, um diesen die weitere Bearbeitung zu ermöglichen. Soweit es sich dabei um Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR handelt, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau etwa durch den Abschluss entsprechender Verträge mit dem Datenempfänger sicher.

4.5 Im Rahmen der Weiterentwicklung unseres Geschäfts kann es dazu kommen, dass sich die Struktur unseres Unternehmens wandelt, indem die Rechtsform geändert wird, Tochtergesellschaften, Unternehmensteile oder Bestandteile gegründet, gekauft oder verkauft werden. Bei solchen Transaktionen werden die Kundeninformationen zusammen mit dem zu übertragenden Teil des Unternehmens weitergegeben. Bei jeder Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte in dem vorbeschriebenen Umfang tragen wir dafür Sorge, dass dies in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und den einschlägigen Datenschutzgesetzen erfolgt.

5. Verarbeitungsdauer

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten während der Dauer Ihrer Beschäftigung bei einem unserer Geschäftspartner, jedoch nicht länger als bis zur endgültigen Beendigung der jeweiligen Geschäftsbeziehung zwischen uns und Ihrem Beschäftigungsunternehmen. Vorgangsbezogene Informationen (etwa bezüglich eines konkreten Vertrags- oder Auftragsverhältnisses) löschen wir nach Beendigung des jeweiligen Vorgangs, z.B. Erfüllung eines Liefervertrages, mit einer Frist von drei Jahren nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres, es sei denn diese unterliegen längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (etwa der sechs- bzw. zehnjährigen Aufbewahrung gemäß § 257 des Handelsgesetzbuchs); in einem solchen Fall werden die betroffenen Daten für jegliche weitere Verarbeitung gesperrt.

6. Betroffenenrechte

6.1 Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Bei Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen stehen Ihnen ebenso die folgenden Rechte zu:

  • Recht auf Berichtigung: Ihnen steht ein Recht auf Berichtigung von falschen, Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu.
  • Recht auf Löschung: Zudem können Sie die Löschung von Ihren personenbezogenen Daten verlangen, etwa wenn Ihre Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben ferner das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen; in einem solchen Fall werden die Daten für jegliche Verarbeitung gesperrt. Dieses Recht besteht insbesondere, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zwischen Ihnen und uns umstritten ist.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, steht Ihnen zudem das Recht zu, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, sofern und soweit Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben.
  • Recht auf Widerruf einer Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Darüber hinaus können Sie einer Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Dies gilt jedoch lediglich in solchen Fällen, in denen wir eine Datenverarbeitung zur Erfüllung eines berechtigten Interesses vornehmen. Falls Sie einen solchen Grund vortragen können und wir kein zwingendes, schutzwürdiges Interesse an der weiteren Verarbeitung geltend machen können, werden wir diese Daten für den jeweiligen Zweck nicht weiter verarbeiten.

6.2 Sollten Sie Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten wünschen, Ihre anderweitigen Rechte geltend machen wollen oder Fragen zum Datenschutz bei uns haben, können Sie sich unter den obengenannten Kontaktdaten mit uns in Verbindung setzen.

6.3 Sie haben ferner das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.

7. Stand und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Stand dieser Datenschutzerklärung ist Mai 2021.

Die Weiterentwicklung unseres Unternehmens kann sich auch auf den Umgang mit personenbezogenen Daten auswirken. Wir behalten uns deshalb vor, diese Datenschutzerklärung künftig im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze zu ändern und gegebenenfalls an geänderte Datenverarbeitungsrealitäten anzupassen. Auf wesentliche, inhaltliche Änderungen werden wir Sie gesondert hinweisen.

 
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